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Envoyer une invitation à une réunion par e-mail

La fonction principale d'un calendrier est de planifier des événements. Il est facile de planifier des événements au sein de l'entreprise en quelques secondes et en quelques clics, car le planificateur affiche l'emploi de chaque employé.

Mais il y a aussi des réunions avec des clients et partenaires qui ne sont pas utilisateurs de votre Bitrix24.

Dans de tels cas, le calendrier a une fonction Inviter une personne externe.

Comment inviter un participant à un événement par e-mail ?

Sélectionnez un jour et créez un événement. Dans le formulaire de l'événement, indiquez toutes les informations nécessaires.

Dans l’onglet Participants, cliquez sur Modifier et sélectionnez les employés qui participeront à l'événement.

Au bas de formulaire, sélectionnez l’option Inviter une personne externe.

Dans le formulaire qui s'ouvre, saisissez l'e-mail, le prénom et le nom de la personne externe et cliquez sur Inviter.

Lorsque vous cliquez sur le bouton d'invitation, l'utilisateur externe est ajouté à la liste des participants dans le formulaire d'événement. Mais l'invitation ne lui a pas encore été envoyée.

Sélectionnez une personne externe dans la liste des participants à l'événement et appuyez sur Enter. La personne ajoutée est enregistrée sur le portail et affichée dans la liste en jaune.

Un formulaire apparaîtra dans lequel vous devrez spécifier une adresse e-mail pour envoyer des invitations par e-mail. Sélectionnez une adresse e-mail existante ou ajoutez-en une nouvelle.

Nous vous recommandons d'utiliser l'adresse e-mail que vous avez spécifiée lors de l'enregistrement de votre compte. Dans ce cas, votre invitation est plus susceptible de ne pas tomber dans le spam.

Comment ajouter une nouvelle adresse e-mail

Remplissez le formulaire : entrez votre nom et votre adresse e-mail.

Vous recevrez un code de confirmation par e-mail.

Saisissez le code de vérification et cliquez sur Enregistrer.

L'adresse e-mail spécifiée sera toujours utilisée par défaut pour l'envoi des invitations. Si vous souhaitez modifier votre adresse e-mail, vous pouvez le faire via les paramètres de calendrier dans l'élément Envoyer les invitations à partir de l'e-mail.

Assurez-vous que la notification de décision du participant à l'événement est activée. Ainsi, vous saurez s'ils ont confirmé la réunion ou ont refusé de participer.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

L'événement apparaîtra dans votre calendrier.

Comment comprendre qu'une personne externe a reçu une invitation ?

Après avoir créé un événement dans votre calendrier, la personne externe recevra une invitation par e-mail. L’e-mail contiendra des boutons pour confirmer la présence à la réunion ou refuser de participer.

Dès que l'invité répond à votre invitation, vous recevrez une notification.

Est-il possible de modifier l'événement si l'invitation a déjà été envoyée ?

Vous pouvez modifier l'événement créé : modifier l'heure, le lieu de rencontre ou le groupe des participants.

La personne externe recevra un e-mail de notification des modifications.

Si vous choisissez d'annuler une réunion programmée, la personne externe recevra également une notification indiquant que la réunion est annulée.

La personne externe pourra-t-elle voir les fichiers attachés à l'événement ?

L'invitation reflétera absolument toutes les informations que vous avez spécifiées dans l'événement.

Si vous avez joint le fichier, la personne externe peut le télécharger via le lien. Vous n'avez pas besoin de l'envoyer séparément.

Combien d'invitations pouvez-vous envoyer ?

Pour le plan gratuit (Free), il y a une limite d'invitations - 10 événements. Cette restriction s'applique à l'ensemble du compte Bitrix24.

Le nombre d'invitations est illimité pour tous les plans payants.

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