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Actions de flux de travail- Traitement des documents

Évaluation:

Le groupe contient les actions liées aux étapes du traitement des documents.

Approbation d'un document

Cette action vous permet d'approuver un document pour lequel un processus d'entreprise a été démarré. En fonction du résultat (approuvé ou non), deux branches d'actions sont possibles.

Remarque : le processus d'entreprise sera réglé sur en attente (suspendu) jusqu'à ce qu'un utilisateur parmi ceux indiqués effectue la tâche (approuve ou rejette la requête), ou jusqu'à l'expiration du temps imparti (voir l'option Limite de temps).

Paramètres de l'action

Responsables de l'approbation - les utilisateurs chargés d'approuver sont indiqués ici.

Type d'approbation - le principe qui doit être utilisé par les utilisateurs indiqués ci-dessus doit être sélectionné :
  • Tout le monde - tous les utilisateurs indiqués ci-dessus doivent approuver le document ;
  • N'importe qui - n'importe quel utilisateur parmi ceux indiqués ci-dessus peut approuver le document ;
  • Vote - l'approbation passe par un vote entre les utilisateurs indiqués ci-dessus.

    Pour l'option Vote, les champs Pourcentage minimum d'utilisateurs participants requis pour l'acceptation et Attendre la réponse de tous les participants sont disponibles. 

    Le dernier champ peut être utilisé pour l'automatisation de l'envoi des valeurs O ou N. Si l'option "oui" est sélectionnée, l'action doit attendre que tous les employés indiqués ci-dessus aient votés. Si l'option "non" est sélectionnée, l'action doit attendre que le pourcentage indiqué de votes ait été atteint.

Nom de la tâche - le nom de la tâche liée à l'approbation des documents est définie pour les utilisateurs indiqués. Il sera affiché dans l'interface de ces utilisateurs.

Description de la tâche - une description ou une explication de la tâche. Le contenu de ce champ sera affiché sur l'interface des utilisateurs. Ce champ doit contenir les informations complètes sur l'action que l'utilisateur doit effectuer. Cela permet d'éviter toute confusion si plusieurs actions similaires existent.

Définir le message du statut - permet de modifier le texte du statut du document. Cela vous permet, par exemple, de surveiller la progression d'un processus d'entreprise.

Texte de statut - un texte de statut est configuré. 
Les modificateurs suivants peuvent être utilisés dans le texte de statut : #PERCENT# - pourcentage, #VOTED# - personnes informées, #TOTAL# - nombre total de personnes à informer, #APPROVERS# - liste des personnes qui ont approuvé le document, #REJECTERS# - liste des personnes qui ont refusé le document.

Texte du bouton Accepter et Texte du bouton Refuser permettent d'indiquer le texte sur les boutons correspondants.

Afficher le champ de saisi de commentaire - cette option permet aux utilisateurs de laisser leurs propres commentaires sur la tâche. Par exemple, des commentaires sur le document à approuver. Les contenus de ce champ peuvent être obtenus après exécution de l'action via l'option correspondante dans le formulaire Insérer la valeur - Résultats supplémentaires (voir ci-dessous).

Étiquette du champ de saisi de commentaire - une légende pour le champ de commentaire.

Limite de temps - une limite de temps peut être configurée pour faire en sorte que si le document ne soit pas approuvé ou refusé avant la fin du temps imparti, il est automatiquement refusé. Une valeur vide ou de "0" indique une absence de limite de temps.

Résultats de l'action

Les résultats de cette action peuvent être obtenus via le formulaire Insérer la valeur - Résultats supplémentaires, où ils seront disponibles immédiatement après que l'action ait été ajoutée au modèle.

Ce qui suit est disponible :

  • Commentaire ;
  • Nombre de personnes ayant voté ;
  • Nombre de personnes qui doivent voter ;
  • Pourcentage de personnes qui ont voté ;
  • Pourcentage de personnes qui ont approuvé le document ;
  • Pourcentage de personnes qui ont refusé le document ;
  • Nombre de personnes qui ont approuvé ;
  • Nombre de personnes qui ont refusé ;
  • La dernière personne à avoir voté ;
  • Les utilisateurs qui ont approuvé ;
  • Les utilisateurs qui ont refusé ;
  • Refus automatique - le champ contiendra 1 si le document a été automatiquement rejeté (voir Limite de temps).
Créer une nouvelle société
Cette action est similaire à celles de la partie publique du CRM, quand une nouvelle société est créée.
Créer un nouveau contact
Cette action est similaire à celles de la partie publique du CRM, quand un nouveau contact est créé.
Créer une nouvelle transaction
Cette action est similaire à celles de la partie publique du CRM, quand une nouvelle transaction est créée.
Créer un nouveau prospect
Cette action est similaire à celles de la partie publique du CRM, quand un nouveau prospect est créé.
Nouveau document
Cette action vous permet de créer un nouveau document doté des paramètres préparés.

Paramètres de l'action

Ce champ peut varier en fonction du type de document.

Par exemple, un nouvel élément de bloc d'info sera créé en tant que document pour un processus d'entreprise dans des blocs d'info. En conséquence, les champs du formulaire de configuration des paramètres de l'action seront similaires aux champs du formulaire de création d'élément de bloc d'info pour le type spécifique de bloc d'info.

Ajouter un événement de CRM
Cette action vous permet de créer une nouvelle entrée d'événement dans le CRM. Cette action est uniquement exécutée dans les processus d'entreprise fonctionnant dans le CRM.
Supprimer un document
Cette action supprime le document à l'origine de la création du processus d'entreprise.
Verrouiller le document
Cette action vous permet de verrouiller un document pour l'empêcher d'être affecté par les autres processus d'entreprise.

Le document ne peut être modifié par les autres processus, mais peut l'être par les utilisateurs. Un autre utilisateur, pour peu qu'il dispose des permissions d'édition, peut éditer le document.

Remarque : N'oubliez pas de déverrouiller le document une fois toutes les opérations obligatoires effectuées via l'action correspondante.

Remarque : La possibilité de verrouiller dépend du type de document.
Publier le document
Cette action publie le document et change son statut une fois publié.

Remarque : La possibilité de publier dépend du type de document.
Informations supplémentaires
Cette action crée une tâche pour laquelle il sera demandé à l'utilisateur de fournir plus d'informations obligatoires pour effectuer un processus d'entreprise.

Paramètres d'action

Les employés qui doivent fournir des informations supplémentaires - un des employés indiqués (la première personne qui s'en occupe) doit fournir des informations supplémentaires.

En d'autres termes, la tâche sera disponible pour tous les utilisateurs indiqués jusqu'à ce que l'un d'eux l'effectue. Dès qu'un des employés s'en est occupé, la tâche est annulée pour tous les autres.

Nom de la tâche - Le nom de la tâche demandant de fournir des informations supplémentaires et qui doit être affectée aux utilisateurs indiqués. Il apparaîtra dans l'interface des utilisateurs.

Description de la tâche - une description ou des commentaires sur la tâche sont indiqués. Les contenus de ce champ seront affichés sur l'interface des utilisateurs. Il est recommandé d'indiquer dans ce champ les informations complètes sur l'action qui doit être effectuée par l'utilisateur. Cela permet d'éviter toute confusion si plusieurs actions similaires existent.

Étiquette du bouton de la tâche - permet d'attribuer votre propre texte au bouton concerné.

Afficher le champ de saisi de commentaire - cette option permet aux utilisateurs de laisser leurs propres commentaires sur la tâche. Par exemple, des commentaires sur le document à approuver. Les contenus de ce champ peuvent être obtenus après exécution de l'action via l'option correspondante dans le formulaire Insérer la valeur - Résultats supplémentaires (voir ci-dessous).

Étiquette du champ de saisi de commentaire - une légende pour le champ de commentaire.

Définir le message du statut - permet de changer le texte du statut du document. Cela vous permet, par exemple, de surveiller la progression d'un processus d'entreprise.

Texte du statut - un texte de statut est configuré.

La section Champs permet d'ajouter ses propres champs que les utilisateurs devront remplir quand ils effectueront la tâche.

Les contenus des champs une fois l'action terminée peuvent être obtenus dans le formulaire Insérer une valeur - Variables.

Variables

Les contenus des champs supplémentaires créés dans la section Champ peuvent être obtenus dans cette section.

Résultats de l'action

Les résultats de cette action peuvent être obtenus via le formulaire Insérer une valeur - Variables, où ils seront disponibles immédiatement après que l'action ait été ajoutée au modèle.

Ce qui suit est disponible :

  • Commentaire.
Lire le document
Cette action vous permet de créer une tâche pour les utilisateurs sélectionnés. Ces derniers devront lire le document et auront la possibilité de laisser un commentaire. Pendant la réalisation de la tâche, le pourcentage de ceux qui ont lu le document est calculé.

Paramètres d'action

Lecteurs du document - les utilisateurs qui doivent lire le document sont indiqués.

Nom de la tâche - le nom de la tâche consistant à lire le document est défini ici. Il apparaîtra dans l'interface des utilisateurs.

Description de la tâche - une description ou des commentaires sur la tâche sont indiqués. Les contenus de ce champ seront affichés sur l'interface des utilisateurs. Il est recommandé d'indiquer dans ce champ les informations complètes sur l'action qui doit être effectuée par l'utilisateur. Cela permet d'éviter toute confusion si plusieurs actions similaires existent.

Obligation de lecture par

  • Tous les employés - la tâche ne peut être accomplie tant que les utilisateurs indiqués ci-dessus n'ont pas lu le document ;
  • N'importe quel employé - n'importe quel employé parmi ceux indiqués ci-dessus peut lire le document.

Définir le texte du statut - permet de changer le texte du statut du document. Cela vous permet, par exemple, de surveiller la progression d'un processus d'entreprise.

Texte du statut - un texte de statut est configuré. 
Les modificateurs suivants peuvent être utilisés dans le texte du statut : #PERCENT# - pourcentage, #REVIEWED# - personnes informées, #TOTAL# - nombre total de personnes à informer, #REVIEWERS# - qui a lu le document.

Étiquette du bouton de la tâche - permet d'attribuer votre propre texte au bouton concerné.

Afficher le champ de saisi de commentaire - cette option permet aux utilisateurs de laisser leurs propres commentaires sur la tâche. Par exemple, n'importe quel commentaire au sujet de la tâche. Les contenus de ce champ peuvent être obtenus après exécution de l'action via l'option correspondante dans le formulaire Insérer la valeur - Résultats supplémentaires (voir ci-dessous).

Étiquette du champ de saisi de commentaire - une légende pour le champ de commentaire.

Limite de temps - une limite de temps peut être configurée pour automatiquement marquer la tâche de lecture comme terminée si tous les utilisateurs n'ont pas lu le document avant expiration. Une valeur vide ou de 0 indique une absence de limite de temps.

Résultats de l'action

Les résultats de cette action peuvent être obtenus via le formulaire Insérer la valeur - Résultats supplémentaires, où ils seront disponibles immédiatement après que l'action ait été ajoutée au modèle.

Ce qui suit est disponible :

  • Commentaire ;
  • Lecteurs ;
  • Personnes à lire ;
  • Auto Examen - ce champ contiendra 1 si la tâche de lecture a été automatiquement terminée (voir Limite de temps).
Enregistrer l'historique
Cette action vous permet de créer une copie du document dans son état au moment de l'exécution de l'action. Le nom automatique de la copie avec paramètres est disponible.

Paramètres d'action

Nom de l'entrée dans l'historique - indique le nom de la version du document utilisé pour l'enregistrement dans l'historique. Cela vous aide à faire la différence entre les versions. 

Laissez le champ vide pour obtenir le nom du document.

Modifier le document
Cette action vous permet de changer n'importe quel paramètre (champ) du document en mode automatique.

Paramètres d'action

Le lien Ajouter une condition vous permet d'ajouter au formulaire un autre paramètre de document qui sera modifié par l'action.

Le lien Ajouter un champ permet d'ajouter vos propres nouveaux paramètres directement au document. Ces actions entraînent la création de nouvelles propriétés dans le document.

Déverrouiller le document
Cette action déverrouille le document pour d'autres processus d'entreprise.

Remarque : Si le document n'est pas déverrouillé, il ne peut être affecté par les autres actions du processus d'entreprise.
Révoquer le document
Cette action empêche le document d'être publié.

Il s'agit de l'opposé de l'action Publier le document.

Exécuter le flux de travail
Cette action permet d'exécuter un autre modèle de flux de travail. 

ID d'élément - indique l'élément auquel le flux de travail sera appliqué.

Veuillez prendre en compte le CRM :

  • flux de travail pour les sociétés CRM : COMPANY_{=Document: ID} - va exécuter le flux de travail pour la société, LEAD_{=Document: LEAD_ID} - va exécuter le flux de travail pour le prospect connecté. 
  • flux de travail pour les contacts CRM : CONTACT_{=Document: ID} - va exécuter le flux de travail pour le contact, LEAD_{=Document: LEAD_ID} - va exécuter le flux de travail pour le prospect connecté. 
  • flux de travail pour les transactions CRM : DEAL_{=Document: ID} -  va exécuter le flux de travail pour le contact, LEAD_{=Document: LEAD_ID} - va exécuter le flux de travail pour le prospect connecté, CONTACT_{=Document: CONTACT_ID} - va exécuter le flux de travail pour le contact connecté, COMPANY_{=Document: COMPANY_ID} - va exécuter le flux de travail pour la société connectée.
  • flux de travail pour les prospects CRM :  LEAD_{=Document: ID} - va exécuter le flux de travail pour le prospect connecté.
Entité - sélectionnez l'entité pour laquelle le flux de travail sera démarré. 
Type d'élément - type d'élément de l'entité.
Modèle - modèle de flux de travail. Le choix des modèles peut être différent selon le type d'élément.

Veuillez noter que toutes les consultations et assistances avec configuration des processus d'entreprise sont fournies exclusivement par les partenaires Bitrix24 locaux.

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