La fonction principale d'un calendrier est de planifier des événements. Il est facile de planifier des événements au sein de l'entreprise en quelques secondes et en quelques clics, car le planificateur affiche l'emploi de chaque employé.
Mais il y a aussi des réunions avec des clients et partenaires qui ne sont pas utilisateurs de votre Bitrix24.
Dans de tels cas, le calendrier a une fonction Inviter une personne externe.
Comment inviter un participant à un événement par e-mail ?
Sélectionnez un jour et créez un événement. Dans le formulaire de l'événement, indiquez toutes les informations nécessaires.
Dans l’onglet Participants, cliquez sur Modifier et sélectionnez les employés qui participeront à l'événement.
Au bas de formulaire, sélectionnez l’option Inviter une personne externe.
Dans le formulaire qui s'ouvre, saisissez l'e-mail, le prénom et le nom de famille de l'invité et cliquez sur Inviter.
L'invité ajouté est enregistré sur le compte et affiché dans la liste en jaune. Sélectionnez un invité dans la liste des participants à l'événement.
Comment ajouter une adresse e-mail pour envoyer des invitations
Si l'adresse e-mail n'a pas encore été configurée, un formulaire apparaîtra dans lequel vous devrez spécifier l'adresse e-mail pour envoyer des invitations. Sélectionnez une adresse e-mail existante ou ajoutez-en une nouvelle.
Nous vous recommandons d'utiliser l'adresse e-mail que vous avez spécifiée lors de l'enregistrement de votre compte, ou votre e-mail, qui est connecté à Bitrix24. Dans ce cas, votre invitation est plus susceptible de ne pas tomber dans le spam.
Comment ajouter une nouvelle adresse e-mail
Remplissez le formulaire : entrez votre nom et votre adresse e-mail. Cochez la case Disponible pour tout le monde si vous souhaitez que l'adresse e-mail spécifiée soit disponible à la sélection pour tous les employés.
Vous recevrez un code de confirmation par e-mail.
Saisissez le code de vérification et cliquez sur Enregistrer.
Assurez-vous que la notification de décision du participant à l'événement est activée. Ainsi, vous saurez s'ils ont confirmé la réunion ou ont refusé de participer.
Spécifiez si l'invité doit voir la liste de tous les participants à l'événement.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer.
L'événement apparaîtra dans votre calendrier.
Comment comprendre qu'un invité a reçu une invitation ?
Après avoir créé un événement dans votre calendrier, l'invité recevra une invitation par e-mail. L’e-mail contiendra des boutons pour confirmer la présence à la réunion ou refuser de participer.
Dès que l'invité répond à votre invitation, vous recevrez une notification.
Est-il possible de modifier l'événement si l'invitation a déjà été envoyée ?
Vous pouvez modifier l'événement créé : modifier l'heure, le lieu de rencontre ou le groupe des participants.
L'invité recevra un e-mail l'informant des modifications.
Si vous décidez d'annuler une réunion programmée, l'invité recevra également une notification indiquant que la réunion est annulée.
L'invité pourra-t-il voir les fichiers joints à l'événement ?
L'invitation reflétera absolument toutes les informations que vous avez spécifiées lors de l'événement. Si vous avez joint un fichier, l'invité peut le télécharger à partir du lien. Vous n'avez pas besoin de l'envoyer séparément.
Combien d'invitations pouvez-vous envoyer ?
L’envoi d’invitations est disponible sur le tarif Professional et tous les tarifs Enterprise. Le nombre d'invitations n'est pas limité.
Pour la version On-Premise de Bitrix24
Pour travailler correctement avec les utilisateurs de messagerie sur la version On-Premise de Bitrix24, vous devez :
- configurer le serveur de messagerie ;
- pour le domaine du compte, l'enregistrement MX du serveur de messagerie Bitrix24 doit être spécifié :
mail-001.bitrix24.com. Pour cela faire, contactez votre administrateur de domaine.