Bonjour !
Bienvenue dans un petit guide sur Collabs – un espace de travail collaboratif avec des utilisateurs externes : indépendants, sous-traitants, partenaires, clients, etc.
Imaginez que vous engagez différentes équipes de professionnels : designers, experts en marketing, une agence de recrutement ou des prestataires de services informatiques. Ou bien vous représentez une équipe qui fournit régulièrement des services à des clients.
Il y a certainement beaucoup de communication au sein de l’équipe.
En général, cela se passe ainsi : vous utilisez une messagerie pour une communication rapide, un logiciel de vidéoconférence pour les réunions en ligne, un espace de stockage en ligne pour partager des fichiers et des documents, et un calendrier personnel pour planifier des événements. Tous ces outils sont distincts, et vous devez passer de l'un à l'autre dans un seul projet.
La situation se complique encore lorsque vous devez inviter quelqu'un au projet ou, au contraire, le retirer. Cela peut entraîner une confusion dans les discussions, les fichiers et les délais.
Elena Grozneckaya
Responsable du service éducation
Nous avons créé Collabs pour rendre la collaboration avec des équipes externes plus pratique et productive.
Qu'est-ce que Bitrix24 Collab ?
Collab est un espace de travail où vous pouvez communiquer avec des équipes externes et des clients au sein de votre Bitrix24.
Qu'est-ce qui le rend si pratique ?
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Tout ce dont vous avez besoin pour une communication productive avec les clients et les équipes externes
Désormais, vous n'avez plus besoin de passer d'un service à l'autre. Toute la communication se fait au sein de votre Bitrix24 : discussions, appels vidéo, réunions, tâches et fichiers. Vous n'avez plus besoin de vous souvenir où vous avez envoyé des messages, planifié des appels vidéo ou créé des tâches. -
Seulement les affaires. Rien de personnel
Les collabs sont entièrement axés sur le travail. Vous n'y trouverez pas de discussions privées, de spam ou de publicité : seulement vos collègues et des sujets liés au travail. Les collabs aident votre équipe à rester concentrée, à suivre les messages et à accomplir davantage. -
Convertissez les messages en tâches
Collab est bien plus qu'une simple discussion : après une discussion, vous pouvez immédiatement créer une tâche avec une échéance. Cette tâche est visible par tous les participants, qu'ils soient employés ou invités, et peut être discutée ouvertement dans les commentaires. -
Le projet est toujours à portée de main
Vous pouvez accéder à Collabs non seulement depuis un ordinateur portable ou un PC, mais également depuis n'importe quel appareil mobile utilisant notre application mobile, ce qui signifie que vous pouvez collaborer où que vous soyez et suivre les mises à jour du projet.
La collab convient à différentes équipes
Équipes avec des entrepreneurs
Cela fonctionne parfaitement lorsque vous externalisez, par exemple, des formations pour les employés, la conception/le développement de sites Web, la publicité, les services comptables/juridiques, le recrutement, etc. Tout ce que vous confiez à des équipes externes peut être géré facilement dans Collabs. Vous pouvez créer plusieurs collabs pour différentes tâches et équipes. Pour vos employés, cela ressemble à un projet habituel. Les équipes externes n'ont accès qu'au collab concerné ainsi qu'aux fichiers, tâches et événements associés. Tout le reste dans votre Bitrix24 reste inaccessible aux invités.
Équipes avec des clients
Dans ce scénario, vous proposez des services à vos clients via Bitrix24, par exemple en tant que cabinet d'avocats ou agence de marketing digital. Voici comment cela fonctionne : vous invitez les clients dans la collab pour travailler ensemble sur un projet. Les clients, appelés « invités » dans Bitrix24, peuvent accéder aux tâches, communiquer avec les participants du collab, planifier des réunions, ajouter des commentaires et suivre l'avancement. S'ils n'ont pas encore de profil Bitrix24, ils doivent d'abord installer notre application mobile pour pouvoir travailler dans la collab.
Comme vous pouvez le voir, la collab est un outil efficace à la fois pour vous et pour les équipes externes.
Chaque utilisateur de votre compte Bitrix24 peut créer un espace de coworking pour collaborer avec des utilisateurs externes.
La collab rend le travail d'équipe plus efficace et prévisible. Moins de stress, moins d'incidents, moins de désagréments.
Ensuite, nous vous présenterons les fonctionnalités et les paramètres de collabs.
Elena Grozneckaya
Responsable du service éducation
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