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Règles d'automatisation dans les tâches

Règle d'automatisation est une séquence d'actions qui s'exécute automatiquement lorsque la tâche passe à une étape spécifiée. À l'aide de règles d'automatisation, vous pouvez accélérer le travail de l'entreprise, augmenter l'efficacité des employés et organiser l'exécution de tâches et de projets volumineux.

Cet outil est disponible uniquement sur le plan tarifaire Professional. En savoir plus sur la page de comparaison des tarifs.

Comment configurer des règles d'automatisation dans les tâches

Pour configurer des règles d'automatisation, ouvrez un onglet spécial dans la section Tâches et projets.

Les règles d'automatisation peuvent être configurées pour Projets, le mode de travail Planificateur et pour Statuts des tâches.

Par exemple, créons une règle d'automatisation qui enverra un message à la personne responsable dans le flux d'actualités indiquant que la tâche du projet sera bientôt en retard.

Ensuite, vous devez ajouter un déclencheur Presque en retard afin que la tâche se déplace automatiquement à l'étape souhaitée.

Déclencheur est une action ou une situation particulière, telle qu'une tâche en retard. Dès que cette situation se produit, la tâche passera à l'étape souhaitée. Et déjà au stade requis, la règle d'automatisation configurée fonctionne.
Description des déclencheurs de tâches
  • Statut modifié - dès que la tâche atteint le statut spécifié, par exemple, lorsqu'elle commence à s'exécuter, le déclencheur la déplacera vers l'étape requise.

  • Presque en retard – le déclencheur se déclenche lorsqu'il reste 24 heures avant la date limite de la tâche et qu'elle n'est pas terminée.

  • En retard - un déclencheur pour ceux qui n'aiment pas respecter la date limite des tâches.

Une fois qu'une tâche atteint cette étape, une règle d'automatisation avec l'action Ajouter un message au Flux d'activités est déclenchée.

Désormais, lorsque les délais commenceront à expirer, l'employé recevra une notification et il n'oubliera certainement pas sa tâche.

Quelles autres actions sont disponibles pour les règles d'automatisation dans les tâches ?

Pour l'employé
  • Changer le responsable - spécifiez le nouveau responsable de la tâche et la règle d'automatisation le changera.

  • Créer un élément de liste - la règle d'automatisation crée un nouvel élément de liste.

  • Modification d'une variable - à l'aide d'une règle d'automatisation, vous pouvez modifier une variable spécifique et spécifier pour elle la valeur d'une constante, d'une autre variable ou la valeur d'un champ d'une tâche. Si vous souhaitez spécifier une valeur arbitraire, sélectionnez l'option Valeur personnalisée.

  • Générer du code - la règle d'automatisation génère un code par ordre alphabétique - une chaîne de la longueur requise à partir de chiffres, de lettres, etc. Par exemple, vous pouvez l'utiliser comme code PIN, l'envoyer par SMS ou e-mail à un employé.

  • Informations sur l'employé - une règle d'automatisation vous permet de remplacer les informations sur les employés dans une tâche. Après avoir créé la règle d'automatisation Informations sur l'employé, dans d'autres règles d'automatisation, il sera possible de sélectionner les données des employés et de les insérer dans un document ou dans une tâche.

  • Notification - envoie une notification via le messenger.

  • Lire l'élément de la liste - lit un élément et ses données.

  • Opérations mathématiques - la règle d'automatisation modifie la variable, mais écrit le résultat de l'opération mathématique dans la valeur. Quatre opérations mathématiques de base sont disponibles : addition, soustraction, multiplication et division.

  • Envoyer un e-mail - envoie un e-mail à l'adresse e-mail spécifiée.

  • Modifier l'étape - déplace la tâche vers une autre étape.

  • Modifier le statut - la règle d'automatisation modifie le statut de la tâche en cours d'exécution.

  • Lire les champs de tâche - la règle d'automatisation lit les champs de tâche. Après l'avoir créé, dans d'autres règles d'automatisation, il sera possible de sélectionner des données dans un champ et de les substituer dans un document ou dans une tâche.

  • Supprimer la tâche - supprime la tâche en cours.

  • Tâche - la règle d'automatisation crée une nouvelle tâche. À l'aide de cette règle, il est pratique d'automatiser l'exécution des travaux. Par exemple, dès qu'un manager a terminé la tâche de réapprovisionnement de la base de données de prospects et de contacts, il se voit automatiquement confier la tâche de mener une campagne publicitaire.

  • Éditer l'élément de la liste - la règle d'automatisation modifie les champs dans l'élément de liste spécifié.

  • Éditer la tâche – la règle d'automatisation modifie la tâche en cours : reporte la date limite, ajoute des observateurs, etc.
Règles d'automatisation personnalisées
  • WebHook - en utilisant Webhooks, Bitrix24 peut se connecter avec des services tiers. Pour définir la règle d'automatisation, entrez l'adresse du gestionnaire et les paramètres requis.
  • Pour en savoir plus, lisez l’article - Scripts de webhooks prêts à l'emploi pour les développeurs.

  • Bitrix24.Market - dans le catalogue de Bitrix24.Market, vous pouvez également télécharger des actions pour les règles d'automatisation.
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