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Personnalisation de Bitrix24 auto-hébergé pour la gestion de projets

Évaluation:

MAKE Interactive, partenaire Bitrix Gold, Pays-Bas.

IMPORTANT : Cette intégration est actuellement réservée à la version auto-hébergée de Bitrix24.

Les fonctionnalités uniques de cette implémentation comprennent :

- un outil hautement performant dédié à la gestion des calendriers (modules de représentation des tâches et absences)
- une interface flexible pour enregistrer les paramètres horaires de plusieurs tâches
- des groupes de travail et leurs tâches fortement liés aux transactions du CRM
- un filtre dynamique intégré aux groupes de travail et transactions liés à un rapport CRM
- un grand nombre de rapports CRM personnalisés.

La tâche était d'intégrer le CRM et les groupes de projet de manière à ce que les tâches puissent être facilement affectées, suivies et facturées, le tout en maintenant une organisation et une affectation des tâches fluides. Cela semble parfaitement facile, vu l'équipement standard de Bitrix24, sauf que l'étendue du travail abattu pour chaque client est, dans ce cas, incroyablement important. Le nombre de tâches peut atteindre quelques centaines. C'est pourquoi le travail pour chaque client est réparti entre plusieurs groupes de travail, des composants d'interface éprouvés dédiés à l'organisation des calendriers et aux rapports d'horaires sont fournis, des limites fixes sont implémentées au niveau du budget, et quelques dizaines de rapports très personnalisés sont créés.

Au final, toutes les activités associées à un seul client ont besoin d'être regroupées à un endroit et d'être correctement documentées. L'endroit en question est composé de rapports CRM personnalisés eux-mêmes granulaires au niveau du groupe de travail.

Les fonctionnalités d'interface personnalisées (feuilles de présence, génération de rapport dans le CRM et outil d'organisation de calendrier) permettent une sélection dynamique dans Client>Groupe de travail>Tâche via des listes déroulantes.

Le processus à l'intérieur de l'intranet démarre avec une transaction au sein du CRM, ce qui représente un contrat signé. Jusqu'à 50 groupes de travail pourraient être créés, avec divers types de services inclus dans l'étendue du travail pour un client donné. Par exemple, une installation de matériel pourrait être dans un groupe de travail, alors que des conseils en sécurisation de données pourraient être dans un autre, tout en laissant certains employés - autres que le responsable du compte - à cheval entre les deux groupes.

Certains raccourcis ont été créés pour faciliter la saisie des tâches et des heures facturées dans ces groupes de travail.

La feuille de présence ci-dessous permet à un utilisateur de saisir le temps passé à travailler pour un client. Les listes déroulantes sont dynamiques. Quand un client est sélectionné, les groupes de travail qui lui sont associés (et auxquels l'utilisateur concerné à accès) sont déplacés dans la liste des groupes de travail pour pouvoir être sélectionnés. Il en va de même pour les tâches une fois le groupe de travail sélectionné.

Feuille de présence avant génération de rapport



Une fois le client, le groupe de travail et la tâche sélectionnés, l'employé peut saisir le temps à facturer. Si l'utilisateur essaie d'indiquer plus de temps que ce qui a été alloué à la tâche sélectionnée, un avertissement apparaît et la saisie n'est pas acceptée. Les incréments de temps sont réglés sur ¼, ½, ¾, ou 1 jour.

Feuille de présence après saisie des données



La feuille de présence est envoyée, mais peut toujours être consultée et corrigée par l'utilisateur. Ici, le calendrier, dont les semaines peuvent être sélectionnées, masque la colonne du groupe de travail.

Affichage de la feuille de présence en mode gestion



Pour les superviseurs, un outil d'organisation de calendrier pratique et simple est disponible pour permettre d'optimiser les activités des employés. Cet outil se trouve dans la section Mon espace de travail du menu. Le projet est saisi dans la cellule d'un employé. Quand cet employé saisit le temps passé dans une tâche du projet pour ce créneau horaire, le drapeau passe de blanc à noir. Comme vous pouvez le voir, l'outil récupère également l'information dans le Graphique des absences (rouge).



Mais rien de cela n'est cependant vraiment utile sans des rapports propres et clairs, capables de servir de base pour facturer les clients et payer les employés.

La liste des rapports personnalisés créés est vaste, mais le plus important est que les rapports peuvent être générés en choisissant le client (boîte en haut à droite), puis un des groupes de travail associés au client. Tous les résultats des groupes de travail peuvent aussi être affichés ensemble. Un filtre de dates est aussi fourni.



La liste des rapports personnalisés comprend :

les clients actifs
les clients inactifs
le rapport de la feuille de présence liée au client
les ventes conclues
la distribution des ressources internes
le rapport de facturation mensuel (Finance)
les opportunités (par plusieurs facteurs)
l'historique de pipeline
la feuille de présence hebdomadaire par consultant et client
environ une vingtaine d'autres fonctionnalités

Cette personnalisation montre l'utilisation de Bitrix24 qui permet à un grand nombre de consultants de travailler sur des centaines de tâches en toute transparence, que ce soit à des niveaux bas ou élevés. La principale fenêtre sur ces activités sont des rapports spécifiques et concis qui surveillent les performances, les effectifs et les facturations.

Si vous êtes intéressé par cette personnalisation ou par une similaire pour votre installation à domicile de Bitrix24, veuillez contacter directement Make-Interactive :

Services: versions Cloud et auto-hébergées
Localisation : Tilburg, Pays-Bas
Téléphone : +31 (0)13-7620150
E-mail : sales@make-interactive.com
Site : make-interactive.com

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