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Guide des employés sur le temps et les rapports de travail

Évaluation:

Une vue d'ensemble du module de gestion du temps de travail peut être trouvée dans nos cours de formation. Voici quelques astuces pour bien utiliser ce module :



1. Pour démarrer une journée de travail, cliquez sur le "Intègre son poste" vert. Pour mettre en pause, cliquez sur "Pause". Utilisez "Continuer" pour reprendre. Enfin, utilisez "A quitté son poste" quand vous avez terminé.
Même si vous avez terminé ("Enregistrer son départ") votre journée de travail, vous pouvez toujours cliquer sur "continuer la journée de travail" pour enregistrer plus de temps de travail.

2. Si vous n'avez pas enregistré votre départ le jour précédent, vous ne pouvez pas démarrer une nouvelle journée de travail tant que l'heure de fin de la journée précédente n'est pas consignée (vous verrez une alerte pour enregistrer l'arrivée/le départ) :

Work time & work reports employee guide_1.png

Veuillez noter que vous devrez définir manuellement l'heure de départ de la journée précédente, et peut être saisir également la raison (en fonction des paramètres du module configurés par l'administrateur intranet). Si le champ de la raison est obligatoire, vous ne pouvez arrêter la journée précédente sans fournir une raison.

3. Deux outils de rapport de travail différents sont disponibles : le "Résumé du jour" et le "Rapport de travail". Leur principale différence est que le Résumé/Plan quotidien est un outil d'organisation personnel disponible à tout moment de la journée. Vous pouvez le remplir d'informations nécessaires, l'éditer. Le formulaire Rapport de travail, quant à lui, apparaît automatiquement tous les jours (ou toutes les semaines/tous les mois) à une heure particulière (en fonction de la configuration choisie par l'administrateur). Une fois que l'utilisateur a cliqué sur "envoyer", le formulaire apparaît dans la section Rapports de travail de l'administrateur, dans Temps et Rapports.

4. Les utilisateurs peuvent ajouter à l'outil Résumé/Plan quotidien des informations qui seront automatiquement ajoutées au formulaire du Rapport de travail (elles pourront toujours être éditées dans le formulaire du Rapport de travail) :

Work reports_4 (1).png

Veuillez noter que votre Rapport de travail peut être édité une fois envoyé au superviseur (les utilisateurs peuvent trouver leurs rapports dans Temps et Rapports>Rapports de travail) :

Work time & work reports employee guide_3.png

Mais (!) uniquement avant que le superviseur ne donne son appréciation (positive, négative, sans avis) :

Work time & work reports employee guide_4.png

Une fois le rapport noté, il est automatiquement verrouillé (impossible à éditer) pour l'employé. Seule le superviseur (administrateur) peut changer le statut d'un rapport en "non confirmé" pour pouvoir à nouveau l'éditer :

Work time & work reports employee guide_5.png

5. Tâches et événements du calendrier : les événements de votre calendrier personnel ou ceux auxquels vous avez été invité seront représentés dans votre outil de Plan quotidien. Si vous voulez que les tâches soient également ajoutées à l'outil de Plan quotidien, vous devez cocher l'option "Ajouter un plan de jours de travail" dans les paramètres de la tâche.

Work time & work reports employee guide_6.png

Vous pouvez également cliquer sur "Choisir dans la liste" pour ajouter des tâches à votre Plan du jour. Les nouvelles tâches et nouveaux événements peuvent facilement être ajoutés directement dans l'outil Plan du jour via un simple formulaire.

Work time & work reports employee guide_7.png

6. Vous pouvez éditer directement le temps de travail dans le formulaire du Rapport de travail. Pour ce faire, allez dans Rapport de travail et cliquez sur "éditer" :

Work time & work reports employee guide_8.png

Cela vous permet d'éditer le début et la fin de votre journée de travail en cours (vous pouvez avoir besoin de préciser la raison du changement d'horaire) :

Work time & work reports employee guide_9.png

Veuillez noter que le temps de travail édité reçoit automatiquement le statut "non confirmé" et devra être approuvé par votre superviseur.

Work time & work reports employee guide_10.png

Votre superviseur verra le journal horaire modifié accompagné du symbole "!", ce qui signifiera que l'heure n'a pas été confirmée et doit être passée en revue :

Work time & work reports employee guide_11.png

Une fois les modifications de l'employé concernant le temps de travail confirmées, une notification est automatiquement envoyée à l'utilisateur et le journal horaire apparaît avec le signe vert d'approbation :

Work time & work reports employee guide_12.png


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