Affecter automatiquement des prospects via un processus d'entreprise

Un puissant outil se cache sous la surface de Bitrix24. C'est un modeleur de flux de travail capable d'opérer dans l'architecture du CRM et des bibliothèques de documents (publiques et de groupe, pas les personnelles).


Nous allons régler ici un problème extrêmement important lié aux relations avec les clients : affecter un partenaire de vente responsable. S'il est possible de l'automatiser, l'opération devient clairement optimale, étant donné qu'un prospect de vente peut venir à tout moment d'un site. Cette opération est idéale pour les processus d'entreprise de Bitrix24.

Veuillez noter que les processus d'entreprise sont réservés aux offres Standard et Professional.

Dans la page Modèle : Prospect, que vous pouvez trouver sous CRM>Paramètres>Processus d'entreprise, de nouveaux modèles peuvent être créés et des existants peuvent être édités et exportés.



Utilisez le bouton "Ajouter un modèle" et ajoutez "Affecter un responsable". Cliquez sur le nom pour ouvrir l'éditeur PdE d'un modèle donné. Quand vous créez un nouveau, vous avez droit un écran semblable à celui-ci :



Créer un organigramme

Attrapez maintenant le bloc d'action "Condition" et placez-le.





Pour définir une condition, cliquez sur le mécanisme à droite pour ouvrir une page de paramètres où vous pouvez décrire la condition et renommer le bloc, si vous le désirez. 'Triez' les prospects suivant qu'il doivent être payés en euros ou non (premier bloc), puis suivant si le montant est supérieur ou inférieur à 500 dollars, pour ceux qui ne sont pas payés en euros. Voici la page des paramètres pour le bloc qui s'occupe de séparer les euros des dollars :



Vous n'avez pas besoin d'ajouter de valeur du tout, donc toutes les valeurs sont acceptées. Pour les blocs dollar, choisissez "Opportunité" en tant que champ de document, créez la condition "Plus" ou "Pas plus", puis saisissez un nombre comme 500 en valeur.



Remarque : quand vous voyez un bouton carré avec "..." dessus, cela signifie que vous pouvez choisir des champs, variables, paramètres, utilisateurs et autres valeurs pour construire les contenus de ce champ. Cliquez dessus pour ouvrir une boîte de dialogue.

L'organigramme doit ressembler à ceci quand vous avez terminé :



Remarque de terminologie : un "document", comme dans la section "Traitement des documents" de la liste de blocs d'action ou comme l'action "Modifier le document", se rapporte à n'importe quel objet sur lequel est exécuté un PdE. Cela peut donc être :

a. un prospect
b. un contact
c. une société
d. une transaction, ou
e. un document de la bibliothèque de documents

Dans cette image, chaque bloc d'action "Modifier le document" attribue simplement le champ "Responsable" du prospect à la personne qui doit travailler sur ce type de prospect.



Remarque : cela écrasera la valeur actuelle du champ de document donné (ici, le responsable). Un organigramme plus compliqué pourrait permettre de déterminer si la valeur doit être écrasée ou non.

Nous pouvons également ajouter un bloc d'action Message par e-mail qui envoie un e-mail au responsable fraichement désigné.



Dans la liste des modèles de PdE, vous pouvez le régler pour qu'il soit exécuté dès qu'un nouveau prospect est créé. Ainsi, peu importe si le nouveau prospect est ajouté manuellement ou créé via une connexion à un formulaire en ligne d'un site : le prospect sera automatiquement affecté à la bonne personne, puis cette personne recevra un e-mail de notification.