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Intégration des e-mails de CRM

Évaluation:

L'option d'intégration des e-mails de CRM Bitrix24 gère les correspondances par e-mail entre contacts, sociétés, transactions et prospects, et peut recevoir et ajouter des e-mails reçus au bon enregistrement CRM. 

Comment connecter

Vous pouvez configurer l'intégration depuis CRM>Paramètres>E-mail>Intégration d'e-mails :


Sur la page Envoyer et enregistrer l'intégration, configurez les paramètres principaux : 
  • Remplir les champs requis pour le connexion - adresse e-mail externe, identifiant et mot de passe, serveur et port pop3.
  • Définir la fréquence à laquelle le système vérifie la présence de nouveaux messages (par ex. : 3 minutes).


  • Configurer Traitement des e-mails reçus - activez l'option Créer un prospect pour les expéditeurs inconnus si vous voulez que le système crée automatiquement de nouveaux prospects à partir des adresses e-mail non reconnues. Vous pouvez également définir un responsable par défaut pour tous les nouveaux prospects créés à partir d'un e-mail.


  • Configurer Traitement des e-mails envoyés - vous pouvez sélectionner si et où ajouter un code de service à un e-mail pour permettre au système de le traiter. 
Impossible de connecter mon e-mail à la CRM de Bitrix24

Si vous ne parvenez pas à connecter votre boîte de réception à la CRM de Bitrix24, veuillez consulter les paramètres de sécurité de votre compte e-mail et essayer d'autoriser l'accès aux applications moins sécurisées.

Enregistrer les e-mails reçus dans la CRM

Bitrix24 vous permet d'enregistrer les e-mails reçus par la boîte de réception intégrée dans des enregistrements CRM. Cette intégration est basée sur la technologie d'Envoi et enregistrement d'e-mail.

Une fois l'intégration des e-mails de CRM configurée, tous les e-mails envoyés à l'adresse e-mail intégrée (par ex. : ventes@masociété.com) seront redirigés de force vers la CRM de Bitrix24. Voici comment ces nouveaux e-mails seront traités par Bitrix24 :

E-mails reçus d'expéditeurs inconnus

Si l'adresse de l'expéditeur n'est pas enregistrée dans la CRM de Bitrix24 (elle n'appartient pas à un utilisateur du compte ou ne figure pas dans un enregistrement CRM), un nouveau prospect sera automatiquement créé (si vous avez configuré l'option dans CRM, Intégration d'e-mail). Ce nouveau prospect prendra automatiquement comme nom l'objet de l'e-mail.


L'utilisateur configuré comme responsable par défaut des prospects de nouveaux e-mails recevra une notification du système : 



La source du nouveau prospect sera automatiquement réglée sur E-mail. L'e-mail lui-même sera joint au prospect et pourra être trouvé dans son Flux, ses activités et son historique :



Tous les nouveaux e-mails reçus seront automatiquement enregistrés dans la CRM et pourront à tout moment être trouvés dans la section Activités :



Cliquez dessus pour ouvrir. Dans le formulaire d'activité d'e-mail, vous pouvez effectuer plusieurs actions, comme répondre au message, le transférer, le marquer comme spam ou le supprimer :



Vos réponses à cet e-mail seront également enregistrées. Vous pourrez les retrouver sur la page des enregistrements CRM : 


E-mails reçus d'adresses de clients CRM

Si l'adresse de l'expéditeur est associée à un enregistrement CRM spécifique,l'e-mail y sera automatiquement connecté. Par exemple, si l'e-mail est envoyé de jesswolf@gmail.com et qu'un contact de votre Bitrix24, Jessica Wolf, utilise déjà cette adresse e-mail, l'e-mail sera automatiquement connecté à ce contact.

Le responsable de l'enregistrement CRM recevra une notification l'informant de l'arrivée d'un nouvel e-mail et lui rappelant le prospect, le contact, la société ou la référence de la transaction :



L'e-mail peut être trouvé sur la page de l'enregistrement CRM : Flux, activités et historique :



Ouvrez l'activité de l'e-mail pour accéder à des options comme répondre, transférer, marquer comme spam ou supprimer le message :



Les e-mails reçus et envoyés liés à cet enregistrement seront enregistrés dans la page des détails de l'enregistrement :
  

 
Vous pouvez toujours trouver les activités d'e-mails de CRM sous CRM>Activités, et consulter l'historique des e-mails depuis CRM>Historique.
Important : si l'e-mail a été envoyé à l'adresse d'un prospect converti (en contact, société ou transaction), il sera uniquement affiché sur la page des détails du contact, de la société ou de la transaction correspondant(e).

E-mails reçus d'e-mails d'utilisateurs du compte

Si l'adresse de l'expéditeur est une adresse utilisée par un utilisateur du compte Bitrix24, le système vérifiera automatiquement :


1. Dans le message de l'e-mail - vérification de la présence d'une adresse e-mail associée à des enregistrements CRM : 

  • si oui (le texte de l'e-mail contient une adresse e-mail associée à un de vos enregistrements CRM), cet e-mail est connecté à l'enregistrement concerné. L'employé qui a transféré l'e-mail sera affiché comme utilisateur responsable de l'activité, même si l'enregistrement CRM lui-même dispose d'un autre responsable. Cela aide à identifier lequel de vos employés a transféré cet e-mail vers la CRM.

  • si non (le texte de l'e-mail contient une adresse e-mail qui n'est PAS associée à un de vos enregistrements CRM), un nouveau PROSPECT est créé. Dans ce cas, l'employé qui a transféré l'e-mail vers Bitrix24 devient automatiquement le responsable du prospect.

2. Dans l'objet de l'e-mail -  vérification de la présence d'une construction du genre [LID#1] et de la présence, dans le message de l'e-mail, une adresse e-mail liée à l'enregistrement CRM correspondant (par ex. : un prospect). Alors cet e-mail sera connecté à l'enregistrement CRM identifié. 

Quand cette option devient-elle utile ? Par exemple, vous avez reçu un e-mail sur votre boîte de réception personnelle non intégrée à la CRM, et vous voudriez en joindre le message à un enregistrement CRM existant. Pour ce faire, vous pouvez transférer l'e-mail de votre boîte de réception à une adresse e-mail intégrée à la CRM, en mettant bien l'adresse e-mail de l'enregistrement à l'intérieur du corps de l'e-mail et cette construction dans le sujet de l'e-mail :
  • [LID#123] - pour les prospects. Le numéro correspond à l'ID du prospect.
  • [CID#123] - pour les contacts. Le numéro correspond à l'ID du contact.
  • [COID#123] - pour les sociétés. Le numéro correspond à l'ID de la société.
  • [DID#123] - pour les transactions. Le numéro correspond à l'ID de la transaction. 
L'ID de l'enregistrement peut facilement être trouvé quand vous ouvrez la page de ses détails dans l'URL. Par exemple, https://XXXXXX.bitrix24.com/crm/lead/details/272/ correspond au contact ID=272.

Vérification d'e-mail

Votre intégration de boîte de réception personnelle à la CRM recherchera de nouveaux e-mails toutes les 10 minutes, si votre compte Bitrix24 est en ligne (connecté et ouvert dans une fenêtre de navigateur). Votre boîte de réception est également actualisée quand vous allez dans le Webmail de votre compte Bitrix24. Sinon, votre boîte de réception est actualisée une fois par jour, ou pas du tout si vous n'utilisez plus votre compte Bitrix24 pendant un moment. 


Pour ce qui est de l'intégration d'e-mails de la société à la CRM Bitrix24, elle recherchera de nouveaux e-mail comme configuré dans les Paramètres de l'intégration d'e-mail (une fois toutes les 2\5\10 minutes ou 1\3\12 heures). Veuillez noter que la fréquence de vérification "toutes les 2 ou 5 minutes" n'est disponible que pour les abonnés à l'offre Professional.


Remarque : la limite de taille des pièces jointes est actuellement de 25 Mo, ce qui signifie que vous ne pourrez plus envoyer ou recevoir d'e-mails dans la CRM Bitrix24 si le total des pièces jointes dépasse 25 Mo.
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