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Foire aux questions sur Messagerie web

Cet article contient des réponses aux questions les plus fréquemment posées sur Messagerie web.

Questions générales

Est-il possible de voir si l'e-mail est lu ou non ?

Oui, dans le formulaire CRM, à côté de l'e-mail, une indication apparaîtra s'il a été lu ou non.

À partir de quels serveurs sont envoyés des e-mails dans Bitrix24 ?

Tous les e-mails envoyés depuis les serveurs de Bitrix24 peuvent être divisés en trois types. Chacun de ces types est envoyé un groupe distinct de serveurs.

  • Messagerie importante - enregistrement des comptes et récupération des mots de passe.
  • Mailings.
  • Tous les autres - des invitations et d'autres e-mails.

Si vous utilisez la version cloud de Bitrix24, vous pouvez configurer l'envoi d'e-mails à partir de serveurs SMTP externes.

Pour en savoir plus, lisez l’article - Utiliser le serveur SMTP pour envoyer des e-mails.

L'administrateur peut-il voir la correspondance avec les clients, qui est menée par les employés ?

Les administrateurs peuvent lire la correspondance si l'employé donne accès à sa boîte de réception.

La correspondance peut être lue dans les entités CRM auxquelles sont attachés les e-mails et auxquelles il existe des droits d'accès CRM.

Comment autoriser un autre employé à accéder à votre boîte de réception ?

Dans les paramètres de la boîte de réception, vous pouvez accorder l'accès à d'autres employés et ils pourront traiter les e-mails (lire, écrire, supprimer) dans cette boîte de réception, mais ne pourront pas modifier ses paramètres.

Pour en savoir plus, lisez l’article - Intégration des boîtes de réception.

Le nombre de boîtes de réception partagées dépend de votre abonnement.

Comment insérer une image dans la signature de l'e-mail ?

Pour insérer une image, vous devez la transférer via un lien direct vers le fichier image lui-même. Bitrix24.Drive, comme les autres disques cloud, n'offre pas une telle opportunité. Cela nécessite un hébergement d'image externe avec la possibilité d'obtenir un lien direct vers l'image.

À quelle fréquence la messagerie est-elle vérifiée ?

Sur tous les plans tarifaires où la connexion à Bitrix24.Messagerie web est disponible :

  • Les e-mails sont vérifiés toutes les 10 minutes si le propriétaire de la boîte de réception a un compte ouvert et travaille activement sur le compte (voir ci-dessous).

  • Les e-mails sont vérifiés toutes les 10 minutes si l'option Acheminer les e-mails des clients existants vers les managers CRM affectés est activée et que n'importe quel utilisateur se connecte au compte.

  • Une fois par jour, si l'un des utilisateurs se connecte au compte (avec l'option Acheminer les e-mails des clients existants vers les managers CRM affectés désactivée).

  • Chaque fois qu'un utilisateur ouvre la page avec la liste des e-mails.

  • Si personne n'entre dans le compte Bitrix24, l'e-mail ne sera pas vérifié.

La messagerie est vérifiée par l'activité de l'utilisateur - il s'agit d'un onglet de compte ouvert et de travail actif (actualisation de la page, transitions à l'intérieur de Bitrix24, etc.).
Le travail dans l'application mobile ou de bureau, ainsi que dans l'onglet de navigateur réduit avec Bitrix24, n'est pas considéré comme une session active.

Il y a aussi un bouton pour la synchronisation complète de la boîte de réception.

J'avais un domaine de messagerie gratuit, comment puis-je créer des boîtes de réception ?

Les domaines de messagerie gratuits ne peuvent pas être créés dans Bitrix24.

Si vous avez déjà connecté des boîtes de réception d'un domaine gratuit, ces boîtes de réception resteront connectées dans Bitrix24 et continueront de fonctionner.

Les domaines de messagerie gratuits pour les plans commerciaux fonctionneront également et se renouvelleront automatiquement chaque année.

Pour les tarifs gratuits, aucun renouvellement de domaine n'est effectué. Pour le renouvellement, vous pouvez passer à n'importe quel plan payant.

Pourquoi ne puis-je pas choisir mon adresse de serveur SMTP pour Gmail et d'autres services ?

Les fournisseurs de messagerie préinstallés interdisent l'utilisation de serveurs tiers pour leurs boîtes de réception seuls les serveurs de ce fournisseur peuvent donc être utilisés.

Pour certains, il suffit de spécifier un mot de passe pour les e-mails sortants, pour d'autres, il suffit d'activer l'option Envoyer via un SMTP externe.

Le contrôle total sur les serveurs entrants et sortants se trouve dans la connexion du fournisseur IMAP.

Connexion de la messagerie web

Quelles sont les limites de connexion des boîtes de réception dans Bitrix24 ?

Le nombre de boîtes de réception connectées par employé dépend du plan tarifaire Bitrix24 :

  • Gratuit (Free) : –
  • CRM+ : 5 boîtes de réception
  • Standard : 5 boîtes de réception
  • Proffesional : 10 boîtes de réception
  • Démo 15 jours : 10 boîtes de réception

Ce nombre n'inclut pas les boîtes de réception que d'autres employés peuvent partager avec cet utilisateur.

Le nombre de boîtes de réception par compte que d'autres employés peuvent partager dépend également du plan tarifaire Bitrix24 :

  • Gratuit (Free) : –
  • CRM+ : – Illimité
  • Standard : Illimité
  • Proffesional : Illimité
  • Démo 15 jours : 3 boîtes de réception

Comment connecter une messagerie web personnelle à Bitrix24 ?

Chaque employé peut connecter sa boîte de réception à Bitrix24. Les e-mails seront stockés sur votre serveur de messagerie et des copies de ces e-mails ainsi que des pièces jointes seront stockées dans votre compte.

Comment connecter votre domaine de messagerie web ?

Pour le moment, il n'y a aucun moyen de connecter votre domaine à Bitrix24. Vous pouvez connecter votre domaine à n'importe quel service de messagerie pour votre domaine : Google Suite, Yahoo Small Business, Zoho Mail, votre fournisseur d'accès Internet, etc.

Après cela, vous pourrez gérer vos boîtes de réception dans ces services et fournir aux employés un accès aux boîtes de réception afin qu'ils les connectent eux-mêmes à Bitrix24.

Comment désactiver la messagerie web ?

Pour désactiver les boîtes de réception vous devez accéder à la section Messagerie, sélectionner la boîte de réception à désactiver et dans l'onglet Gérer la boîte de réception cliquer sur le bouton Désactiver.

Est-il possible de connecter la messagerie Exchange en utilisant ActiveSync ou via Exchange Web Services (EWS) ?

Dans Bitrix24, vous pouvez connecter la messagerie Exchange uniquement via IMAP.

Comment ajouter les enregistrements DKIM et SPF pour la messagerie ?

Bitrix24 ne fournit pas le service d'enregistrements DKIM et SPF personnalisés pour les e-mails sortants.

Vous pouvez enregistrer vous-même un domaine de messagerie, configurer votre serveur de messagerie avec vos enregistrements DKIM, SPF et vérifier les politiques DMARC, et permettre à Bitrix24 d'envoyer des e-mails via votre serveur SMTP.

Le protocole POP3 est-il pris en charge ?

La connexion de messagerie entrante via POP3 n'est pas prise en charge. Vous pouvez connecter votre boîte de réception à Bitrix uniquement via le protocole IMAP.

Connexion au CRM

La messagerie peut-elle être liée au CRM ?

Oui. Les données des e-mails seront automatiquement saisies dans le CRM et liées aux éléments existants. Toute la correspondance sera enregistrée dans l'historique de l'élément. Pour intégrer, suivez les étapes requises : accédez à la section Messagerie - Paramètres de messagerie - Intégration CRM.

Pour en savoir plus, lisez l’article - Intégration des boîtes de réception.

Comment configurer la création automatique de prospects et de contacts en fonction des e-mails entrants ?

Pour cela faire, vous devez configurer l'intégration avec CRM.

Que signifie l'erreur « L’e-mail ne correspond pas aux règles du CRM » ?

Cette erreur peut se produire pour plusieurs raisons :

  1. Vous tentez de sauvegarder manuellement un e-mail d'un employé dans le CRM.
  2. Les e-mails sont enregistrés automatiquement dans le CRM :
  • l’e-mail est trop ancien (l'option Récupérer les messages pendant est définie pour une période plus longue que Connecter au CRM - Traiter les messages pendant) ;
  • l’e-mail est marqué comme spam ou s'il est dans la corbeille ;
  • ce message est un e-mail de notification de votre compte Bitrix24 ;
  • ce message a été envoyé par un utilisateur de votre compte Bitrix24 ;
  • l'adresse de l'expéditeur est ajoutée à la liste des exceptions.

Est-il possible, lors de l'ajout manuel d'un e-mail au CRM, de sélectionner l'entité à laquelle vous souhaitez le lier ?

Pour le moment, cette option n'est pas fournie.

Des prospects répétés sont créés à partir de contacts existants

Pour que l'e-mail soit lié aux contacts CRM existants au lieu de créer un nouveau prospect, l'option Acheminer les e-mails des clients existants vers les managers CRM affectés doit être activée dans les paramètres de la boîte de réception.

Dans ce cas, même si le manager responsable n'est pas ajouté à la file d'attente de la distribution des prospects et des contacts, les nouveaux e-mails provenant de contacts existants sont ajoutés à la section Activités des contacts correspondants.

Problèmes de messagerie web

Que faire si je ne reçois pas de code de confirmation lors de la configuration de SMTP ?

Si vous ne recevez pas de code de vérification, suivez les recommandations de cet article.

Si la mise en œuvre de toutes les recommandations n'a pas aidé, écrivez-nous l'adresse de la boîte de réception personnalisée, ainsi que la date et l'heure exacte de l'envoi du code.

Pourquoi les e-mails aux clients arrivent-ils avec un retard ?

En raison de la congestion des canaux, des délais de 30 à 40 minutes sont autorisés lors de l'envoi des e-mails depuis CRM, Marketing CRM et Messagerie.

Pourquoi l'erreur « L'opération de création d'un e-mail annulée » apparaît-elle lors de la création d'un e-mail ?

Un tel message peut être affiché si :

  • la limite d'envoi des e-mails sur la page Marketing CRM - Paramètres a été dépassée.
  • les pièces jointes dans l'e-mail dépassent la taille de 14,3 Mb.
  • l'adresse du destinataire n'existe pas.

Envoi des e-mails prend trop de temps

Si pour certaines raisons vous n'êtes pas satisfait du temps qu'il faut pour envoyer un e-mail à l’aide du serveur de messagerie Bitrtix24, vous pouvez envoyer des e-mails via le serveur SMTP.

Pourquoi mon e-mail n'est pas livré ? Pourquoi je ne vois pas un e-mail de mon client dans la boîte de réception ?

Si votre e-mail n'est pas livré ou si vous ne voyez pas un e-mail entrant dans votre boîte de réception, la raison peut être que ce message a une grande pièce jointe. Une pièce jointe ne doit pas dépasser 14.3 Mb.

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